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Pflegesoftware und Pflege-App: was unser Programm leistet

Eine End-to-End-Lösung für Angehörige und professionelle Pflegeeinrichtungen – von der ereignisorientierten Pflege bis zur Gehaltsabrechnung. Nachfolgend die vollständige Übersicht aller Funktionen.

🚦Ereignismanagement 💬Chat 📝Dokumentation am Bett 👥Rollen & Rechte 🧩Hauptmodule 📅Dienstplanung 🗺️Touren & Fuhrpark ⏰Zeiterfassung 💰Gehaltsabrechnung ⚖️Abrechnung SGB XI
Ampelsystem

Ereignisorientierte Pflege (Ampelsystem)

Priorisierung nach Dringlichkeit – rot, gelb, grün. Kritische Ereignisse werden automatisch erkannt, gemeldet und nachverfolgt.

Funktionen

  • Ereignisorientierte Pflege mit Prioritätssystem
  • Ampelsystem (Rot/Gelb/Grün) für Dringlichkeit
  • Automatische Benachrichtigungen bei kritischen Ereignissen
  • Follow-up-Tracking für die Nachverfolgung
  • Eskalationsmanagement bei kritischen Situationen

Kategorien & Aktorik

  • Ereigniskategorien: Medikation, Grundpflege, Pflege, Mobilisation, Monitoring, Nachsorge, Untersuchung, Therapie, Sicherheit, Sonstiges
  • Automatische Aktion in Abhängigkeit von Ereignissen (Aktorik)
  • Beispiele: Sturz, Bettflucht, Verlassen der Wohnung
  • Automatisches Nachtlicht bei Bewegung
Kommunikation

Chat zwischen Patient, Angehörigen, Pflege und Verwaltung

Absprachen gehören zur Pflege. Statt verstreuter Anrufe und privater Messenger-Gruppen schreiben alle Beteiligten direkt in der App – einzeln oder in einer Gruppe je Patient.

Funktionen

  • Direktnachrichten und Gruppen (z. B. „Pflege Mama“ mit Familie und Pflegedienst)
  • Kontakt über die persönliche Teilnehmer-ID (z. B. TN-7KQ2MX) oder die Kontaktliste
  • Gelesen-Haken: ✓ gesendet, ✓✓ von allen gelesen
  • Ungelesene Nachrichten als Zahl im Menü und auf der Kachel der mobilen App
  • Derselbe Verlauf am Rechner (care-assistant.com) und auf dem Handy (mobile.care-assistant.app)

Wer wen erreicht

  • Angehörige und Patient erreichen die Pflege und Verwaltung ihres Pflegedienstes
  • Pflegekräfte erreichen Kollegen der eigenen Einrichtung und die Familien ihrer Patienten
  • Wer nicht mit dem Patienten zu tun hat, ist nicht erreichbar – auch nicht mit der ID
  • Endet die Zuordnung eines Angehörigen, endet auch der Draht
  • Nachrichten liegen auf unserem Server in Frankfurt am Main, nicht auf privaten Telefonen
Mobile Pflegedokumentation

Mobile Pflegedokumentation am Bett

Die Pflegekraft erfasst beim Klienten, was getan wurde – auf dem Handy, ohne späteres Nachtragen am PC. Alles fließt in Pflegebericht, Medikationsübersicht und die Berichte für die Pflegekasse.

Heute in der App

  • Medikamentenplan des Tages je Patient mit Uhrzeiten und Zähler (z. B. 1/2)
  • Gabe abzeichnen mit einem Tipp – Zeit, Dosis und Pflegekraft werden gespeichert
  • „Nicht gegeben“ nur mit Grund (lehnt ab, schläft, nicht vorrätig …)
  • Rückfrage, wenn dasselbe Medikament innerhalb von 10 Minuten zweimal abgezeichnet wird
  • Pflegebericht mit Art, Dringlichkeit und Hinweis an die nächste Schicht
  • Diktat für Pflegebericht und Wundnotiz: Die Spracherkennung läuft auf unserem Server in Frankfurt – die Aufnahme geht an keinen Cloud-Dienst und wird nach der Erkennung gelöscht
  • Offline-Akte: Die Akten der Tour-Patienten werden vorab aufs Handy geladen; ohne Netz zeigt die App den gespeicherten Stand mit Uhrzeit
  • Ohne Netz wird weiter dokumentiert – Medikamentengabe, Bericht, Nachweis mit Unterschrift, Wunden mit Foto, Kommen und Gehen. Alles geht mit der Erfassungszeit automatisch an den Server, sobald wieder Empfang da ist
  • Maßnahmenplan des Tages: abhaken oder „nicht durchgeführt“ mit Grund
  • Schichtübergabe über alle eigenen Patienten: dringende Berichte, „nächste Schicht soll nachsehen“ zum Quittieren, nicht gegebene Medikamente, überfällige Maßnahmen, Wunden mit Infektzeichen, neue Risiken
  • Risikoeinschätzung: Dekubitus nach Braden-Skala (Punkte und Stufe), Sturzrisiko als Faktorenliste nach dem Expertenstandard Sturzprophylaxe – bei Risiko sind Maßnahmen Pflicht, ältere Einschätzungen werden zur Neubewertung markiert
  • Beim Abmelden werden die Patientendaten vom Handy gelöscht; noch nicht gesendete Einträge bleiben gesichert und gehen nur unter dem Konto der Person raus, die sie erfasst hat
  • Verlauf der Berichte der letzten 14 Tage mit Verfasser und Schicht
  • Kommen und Gehen je Besuch in „Mein Einsatz“ – ohne GPS-Ortung der Mitarbeitenden
  • Leistungsnachweis je Besuch: Einsätze abhaken, Zusatzleistungen aus dem Leistungskatalog des Landes ergänzen
  • Unterschrift des Klienten oder eines Vertreters mit dem Finger; ohne Unterschrift nur mit Grund
  • Bestätigung als Beleg: nicht änderbar, Korrektur nur per Storno durch die Pflegedienstleitung, mit Prüfsumme
  • Die Bestätigungen mit Unterschrift stehen im Leistungsnachweis für die Pflegekasse (PDF)
  • Wunddokumentation: Körperstelle, Wundart, Dekubitus-Kategorie (EPUAP), Entstehung
  • Wundverlauf mit Foto, Länge × Breite × Tiefe und Fläche, Wundgrund, Exsudat, Wundrand, Infektzeichen, Schmerz, Verband und nächstem Verbandwechsel
  • Trend auf einen Blick: Wird die Wunde kleiner oder größer? Fällige Verbandwechsel sind markiert
  • Wundfotos liegen nur auf dem Server in Frankfurt, nicht in der Galerie des Diensthandys; Metadaten wie der Aufnahmeort werden entfernt

Wer was darf

  • Dokumentieren dürfen Pflegekräfte, Pflegehilfskräfte, Leitung und Ärzte – Angehörige und Patienten nicht
  • Nur Patienten, für die die Pflegekraft zuständig ist
  • Abgezeichnet werden können nur Medikamente aus dem aktiven Plan
  • Verfasser ist immer das angemeldete Konto – nicht änderbar
  • Kommen und Gehen nur für Besuche der eigenen Tour

In Entwicklung – noch nicht in der App

  • Übermittlung an die Pflegekassen über die Telematikinfrastruktur (KIM). Ab 1. Oktober 2027 rechnen Pflegedienste Leistungen nach SGB XI elektronisch ab; bis dahin sind Papiernachweise noch zulässig. Der unterschriebene Nachweis auf dem Handy ist schon da.
Benutzerrollen & Zugriffsrechte

Rollenhierarchie mit granularen Rechten

Admin

Vollzugriff auf alle Funktionen.

Arzt

Medizinische Funktionen + Patientenverwaltung.

Pfleger

Pflegedokumentation + Patientenbetreuung.

Verwaltung

Administrative Aufgaben + Terminplanung.

Leitung

Führungsaufgaben + Berichte.

Therapeut

Therapie + Ernährungsmanagement.

Rezeption

Terminverwaltung + Patientenkontakt.

Angehöriger

Eingeschränkte Patienteneinsicht.

Patient

Eigene Daten einsehen.

Hauptmodule

Alle Module im Überblick

Fahren Sie mit der Maus über eine Kachel (oder tippen Sie am Handy darauf) – sie dreht sich und zeigt die ausführliche Beschreibung.

📊

Dashboard

Zentrale Übersicht je Rolle

↻ Details

Dashboard

Persönliche Übersicht je nach Rolle: Patientenstatistiken (Pflegegrade, Anzahl), kritische Ereignisse im Ampelsystem, anstehende Termine, Benachrichtigungen und Schnellzugriff.

💗

Vitaldaten-Überwachung

Werte, Trends & Alarme

↻ Details

Vitaldaten-Überwachung

Blutdruck, Puls, Temperatur, Sauerstoffsättigung; Umgebungsüberwachung (Raumtemperatur, Luftfeuchtigkeit); Trends grafisch, Alarmgrenzen, Export für Arztberichte, Sensor- & Aktorintegration.

💊

Medikamentenverwaltung

Pläne, Dosis & Bestand

↻ Details

Medikamentenverwaltung

Medikationsplan, Dosierungsplanung mit Zeitschema, Wechselwirkungsprüfung, Bestandsverwaltung & Nachbestellung, Verabreichungsprotokoll und Nebenwirkungen.

🥗

Ernährungsmanagement

MNA, Pläne & Bilanz

↻ Details

Ernährungsmanagement

MNA-Screening, individuelle Ernährungspläne, Kalorien- und Nährstoffverfolgung, Gewichtsdokumentation mit Trends, Diätvorschriften und Flüssigkeitsbilanz.

🧠

KI-Wissensdatenbank

Beratung & Notfallwissen

↻ Details

KI-Wissensdatenbank

KI-unterstützte Pflegeberatung für Notfälle, intelligente Suche im Pflegewissen, Wundversorgungs-Assistent mit Bildvergleich, Prophylaxe-Empfehlungen, Notfall-Protokolle (Hybrid AI: OpenAI + lokale Datenbank).

📈

Pflegegradrechner

nach den Richtlinien des Medizinischen Dienstes, 6 Module

↻ Details

Pflegegradrechner

Begutachtung des Medizinischen Dienstes nach § 18 SGB XI mit 6 Bewertungsmodulen: Mobilität, kognitive/kommunikative Fähigkeiten, Verhaltensweisen, Selbstversorgung, krankheitsbedingte Anforderungen und Alltagsleben – inkl. automatischer Berechnung.

🏢

Firmenmanagement

Multi-Mandanten-fähig

↻ Details

Firmenmanagement

Multi-Mandanten-Fähigkeit für mehrere Pflegefirmen, Firmenprofile, Mitarbeiterzuordnung, Vertragsverwaltung, Kapazitätsplanung und Leistungsabrechnung pro Firma.

👥

Patientenverwaltung

Stammdaten & Doku

↻ Details

Patientenverwaltung

Stammdaten mit Foto, vollständig digitale Pflegedokumentation, Angehörigenkontakte, Versicherungsdaten & Kostenträger, Pflegegrad-Zuordnung und Behandlungspläne.

👨‍⚕️

Ärzteverwaltung

Kontakte & Überweisungen

↻ Details

Ärzteverwaltung

Ärztestammdaten und Kontakte, Fachrichtungen & Spezialisierungen, Verfügbarkeiten/Sprechzeiten, Behandlungsbeziehungen und Überweisungsmanagement.

🏥

Versicherungsmanagement

Kassen & Kostenträger

↻ Details

Versicherungsmanagement

Kranken- und Pflegeversicherungen, Kostenträger zuordnen, Abrechnungsmodalitäten konfigurieren und Leistungskataloge verwalten.

📅

Terminplanung

Termine & Erinnerungen

↻ Details

Terminplanung

Arzttermine koordinieren, Therapietermine planen, Hausbesuche organisieren, Ressourcenplanung (Räume, Geräte), automatische Erinnerungen und Kalenderintegration.

📑

Berichtswesen

Berichte als PDF/Excel

↻ Details

Berichtswesen

Patienten-, Medikations- und Ernährungsberichte, Vitalwerte-Trends grafisch, Ereignisauswertungen und Management-Dashboards (PDF, Excel).

📚

Dokumentenbibliothek

Archiv mit Versionen

↻ Details

Dokumentenbibliothek

Zentrale Dokumentenverwaltung, sichere Archivierung von Patientendokumenten, Formulare & Vorlagen, rechtliche Dokumente, Versionskontrolle und Zugriffsberechtigungen.

🌡️

Umgebungsüberwachung

Raumklima & Sensoren

↻ Details

Umgebungsüberwachung

Raumklima-Monitoring (Temperatur, Luftfeuchtigkeit), Türen-/Fenster-Status, Sturzerkennung mit Sensoren, Bettausstieg-Alarm und Umgebungsalerts in Echtzeit.

🔒

Datenschutz & Sicherheit

DSGVO & Audit-Logs

↻ Details

Datenschutz & Sicherheit

DSGVO-konforme Datenhaltung, durchgehende SSL-Verschlüsselung, Audit-Logs für alle Zugriffe, Backup-Strategien, Datenexport für Patientenrechte und Anonymisierung für Forschung.

✅

Pflege-Compliance

Doku nach den Richtlinien des Medizinischen Dienstes

↻ Details

Pflege-Compliance

Dokumentation nach den Richtlinien des Medizinischen Dienstes, Pflegestandards nach aktuellen Richtlinien, integrierte Qualitätssicherung, rechtssichere Archivierung und automatische Erfüllung von Nachweispflichten.

Intelligente Dienstplanung

Dienstplan, Schichten & Urlaub

Visueller Dienstplan-Editor

  • Drag & Drop für einfache Planung
  • Wochen-, Monats- und Jahresansicht
  • Farbcodierung nach Schichttyp, Qualifikation & Besetzung
  • Konfliktanzeige in Echtzeit
  • One-Click-Schichttausch & Massenänderungen

Schicht-Management

  • Frühdienst (06–14 Uhr), Spätdienst (14–22 Uhr), Nachtdienst (22–06 Uhr)
  • 12-Stunden-, Bereitschafts- & Rufdienste
  • Soll- vs. Ist-Besetzung
  • Automatische Unterbesetzungs-Warnung
  • Springer-Pool & überlappende Übergaben

Urlaub & Mitarbeiter-Portal

  • Digitaler Urlaubsantrag mit Genehmigungsworkflow
  • Resturlaubsberechnung, Krankmeldungen, Fortbildungen
  • Mobile Dienstplan-Ansicht mit Push-Benachrichtigungen
  • Schichtwunsch-Eingabe & Tauschbörse
  • Arbeitszeitkonto, Download als iCal/Outlook

Ergebnis: bis zu 90 % weniger Planungsaufwand, faire Verteilung von Nacht-/Wochenenddiensten und ArbZG-Konformität.

Tourenplanung & Fuhrpark

Tourenplanung für den ambulanten Pflegedienst

Touren planen

  • Touren mit Stopps je Pflegekraft und Schicht
  • Vorschlag für die Reihenfolge der Besuche (kürzeste Wege nach dem Nächster-Nachbar-Verfahren)
  • Entfernung und Fahrzeit je Stopp, Fahrzeug je Tour
  • Die Pflegekraft sieht ihre Tour in „Mein Einsatz“ auf dem Handy

Unterwegs

  • Adresse mit einem Tipp in der Karten-App des Handys öffnen
  • „Angekommen“ und „Besuch beendet“ je Besuch antippen
  • Leistungsnachweis vom Klienten auf dem Handy unterschreiben lassen
  • Geofencing und SOS über den mobilen Sturzsensor „Flex Pro 2“ mit GPS-Ortung

Fahrtenbuch & Kosten

  • Fahrtenbuch, Tankungen, Wartung und Kosten je Fahrzeug
  • Fahrtkostenerstattung mit hinterlegtem Kilometersatz
  • Reservierung und Schlüsselausgabe je Tour
In Entwicklung: automatisches GPS-Tracking der Fahrten für das Fahrtenbuch, voraussichtliche Ankunftszeiten und GPS-Check-in beim Klienten.
Zeiterfassung

Digitales Ein- und Ausstempeln

  • Ein- und Ausstempeln, Arbeitszeiten je Tag
  • Kennzeichnung von Nacht-, Wochenend- und Feiertagsarbeit für die Zuschläge
  • Pausen und Überstunden
  • Monatliche Arbeitszeitübersicht mit Freigabe durch die Leitung

In Entwicklung: GPS-Standort beim Arbeitsbeginn.

Erfassung und Reichweite
Gehaltsabrechnung

Deutsche Lohnabrechnung – automatisch & rechtssicher

Automatische Berechnung nach deutschem Steuerrecht

  • Lohnsteuer (progressiv 14–45 %)
  • Solidaritätszuschlag mit Freigrenze
  • Kirchensteuer (8 % BY/BW, 9 % übrige Länder)
  • Krankenversicherung (14,6 % + Zusatzbeitrag)
  • Pflegeversicherung (3,6 % mit Kinderregelung)
  • Renten- (18,6 %) & Arbeitslosenversicherung (2,6 %)
  • Steuerklassen I–VI, Kinderfreibeträge, Beitragsbemessungsgrenzen

Lohnlauf-Management

  • Live-Berechnung Brutto → Netto
  • Batch-Verarbeitung für die ganze Firma
  • Vorschau vor Durchführung & Genehmigungsworkflow
  • CSV-Export für Buchhaltungssoftware
  • Historische Lohnläufe & statistische Auswertungen

🚗 Fuhrpark-Management (Bonus)

Fahrzeugverwaltung

  • Stammdaten aller Dienstfahrzeuge
  • TÜV-/Inspektionstermine, Tankquittungen digital
  • Schadensmeldungen, Fahrzeugzuweisung, Verfügbarkeits-Kalender
  • Kilometerstand-Tracking

Wartungsmanagement

  • Erinnerungen an Service-Termine
  • Reparaturhistorie & Kostenverfolgung pro Fahrzeug
  • Werkstatt-Terminplanung
  • Checklisten (z. B. Reifenwechsel)
Abrechnung nach SGB XI

Abrechnung mit den Pflegekassen

Für Angehörige wie für professionelle Pflege. Die Lösung basiert auf den rechtlichen Grundlagen des SGB XI und den bundeslandspezifischen Vergütungsvereinbarungen der vdek-Leistungskomplexe.

1. Übersicht-Tab

  • Statistik-Dashboard mit Gesamtsummen
  • Tabellarische Übersicht aller Abrechnungen
  • Status-Tracking (Entwurf, Eingereicht, Genehmigt …)
  • Farbcodierte Statusanzeigen

2. Neue Abrechnung

  • Patienten- & Krankenkassenauswahl
  • Abrechnungsperiode (Monat/Jahr)
  • Pflegegrad-Auswahl (1–5)
  • Bundesland-spezifische Konfiguration
  • Leistungskomplexe mit Mengenangabe

3. Leistungskomplexe

  • Bundesland-Auswahl
  • Alle verfügbaren Leistungskomplexe
  • Kategorisierung (körperbezogene Pflege, Betreuung, Haushaltsführung)
  • Punktwerte und Preise

Verwendete Paragraphen des SGB XI

  • § 36 – Pflegesachleistung (ambulante Pflege)
  • § 37 – Pflegegeld für selbst beschaffte Pflegehilfen
  • § 37 Abs. 3 – Beratungseinsätze (verpflichtend; PG 2–3 halbjährlich, PG 4–5 vierteljährlich)
  • § 38 – Kombination von Geld- und Sachleistung
  • § 38a – Zusätzliche Leistungen in ambulant betreuten Wohngruppen
  • § 39 – Verhinderungspflege
  • § 41 – Tages- und Nachtpflege
  • § 42 – Kurzzeitpflege
  • § 43 – Vollstationäre Pflege
  • § 43a – Pflege in Einrichtungen der Behindertenhilfe
  • § 45a/45b – Angebote zur Unterstützung & Entlastungsbetrag (131 €/Monat, Stand 2025)
  • § 40 – Pflegehilfsmittel & wohnumfeldverbessernde Maßnahmen (Pauschale nach aktueller Festsetzung)
  • § 84/85/89 – Bemessung, Pflegesatzverfahren, Vergütungsgrundsätze
  • § 105 – Abrechnung pflegerischer Leistungen
  • § 123 – Übergangsregelungen
  • § 105 – Abrechnungsdaten als Datei: PDF, XML und DALE-UV-Satzaufbau zur Weitergabe an den Abrechnungsdienstleister

Im System implementiert: Leistungskomplexe nach Landesrahmenverträgen, zeitbasierte Abrechnung, Zuschläge (Nacht/Wochenende/Feiertag), Wegepauschalen, Kombinationsleistungen, Entlastungsbetrag-Verwaltung und Beratungseinsätze nach § 37 Abs. 3.

Diese Paragraphen bilden die rechtliche Grundlage für die ambulante Pflegeabrechnung in Deutschland. Alle Angaben ohne Gewähr.

Zusammenfassung

Ihr Nutzen auf einen Blick

Das Pflegemanagement-System ist eine End-to-End-Lösung, die entlastet und Vertrauen schafft.

⏱️

Zeitersparnis

Bis zu 40 % weniger Verwaltungsaufwand.

⚖️

Rechtssicherheit

Automatische Einhaltung aller Vorgaben.

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Echtzeit-Übersicht über alle Prozesse.

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Kosteneffizienz

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